【アドエビスのうらが「わ」】アドエビス20周年イベントの実現まで～第5話 イベントコンセプトを決めた話～
アドエビスを裏で支えているイルグルム社員の様子をお届けし、アドエビスをもっと身近に感じてもらいたいという思いから始まった特別企画、アドエビスのうらが「わ」です！
「アドエビス20周年イベントの実現まで」と題して、7月に開催を企画しているアドエビス20周年イベントの準備から実現までを皆様にお届けしたいと思います。
イルグルム社員の活動を知っていただくとともに、「自社でイベント企画を任されたけど何から始めればいいんだ！」とお悩みの方にも参考になると嬉しいです。
第5話：イベントコンセプトを決めた話
こんにちは、カスタマーコミュニケーション企画室、通称CCP（シーシーピー）の梅山です！今回も前回に引き続き私がお届けします！
前回の第4話では、アドエビスの名前とも縁起の良い神田明神ホールを会場に決定したお話をお届けしました。イベントのプロである企画会社と二人三脚で準備を進める体制も整い、イベント実現に向けた大きな一歩を踏み出せました。
▶第4話「会場の下見に行った話」はこちら
さて、会場も無事に決まり、いよいよイベントの具体的な中身を企画していく段階です。この大きなプロジェクトを進めるにあたり、全員が共通のイメージを持って準備を進められるように、まずはイベントコンセプトを決めることが重要だと考えました。
このイベントに込める私たちの強い想いは、企画が立ち上がった当初から変わらず、アドエビスが20周年を迎えるこの節目に、これまで支えてくださったお客様と一緒にこれまでの歩みを振り返りながら、心からの感謝を伝える場にしたいというものでした。
これらの核となる思いをもとに、メンバーと何度も話し合い、どのような言葉で表現すれば、イベントの趣旨や目指す雰囲気が最も伝わるのかを検討しました。
そして、様々な案が出た中で、最終的にイベントコンセプトは、「共に歩んだ20年、そして未来へ。アドエビスが贈る、最高の感謝祭！」に決定しました！
このコンセプトには、アドエビスがお客様と共に歩んできた20年への感謝と、これからも共に成長していく未来への希望を込めています。
コンセプトも固まり、イベントの輪郭がより鮮明になってきました。それに伴い、会場使用料などが明確になったこともあり、いよいよイベント実現に向けての具体的な準備へと移ります。「ステップ3：概算予算を算出する」と、準備すべき項目の洗い出しを行いました。
予算算出にあたっては、過去に開催したイベント実績や、今回のイベントの規模を考慮しながら、必要となる費用を算出しました。
これらの予算算出と並行して、イベントまでに準備すべき項目も詳細に洗い出しました。会場設営、コンテンツ企画、集客、当日の運営計画など、イベント開催には想像以上に多くのタスクがあることが分かりました。これらを私たちCCPのメンバー4人だけで全てを担うのは、正直なところ、かなりチャレンジングです。
CCPは普段からお客様とのコミュニケーションやナレッジサイト運営に取り組んでいますが、200人規模の周年イベントはほぼ全員が初体験です。
そこで、イベント成功に向けて協力をお願いしたい社内の他部署メンバーに声をかけ、協力体制を築くことにしました。カスタマーサクセス、マーケティング、クリエイティブなど、それぞれの得意分野を持つメンバーが快く引き受けてくれ、心強い協力チームが結成されました。まさに、執行役員の廣の一声で始まったこの企画が、社内一丸となって進むプロジェクトになってきたのです。
協力メンバーを招集し、キックオフミーティングを開催しました。
まずは、今回のプロジェクトの背景や目的、そして既に決定している神田明神ホールという会場や、コンセプトを熱く共有しました。なぜこのイベントを行うのか、どのようなお客様に、どんな体験をしていただきたいのか、私たちの思いを伝えることで、参加メンバーにもイベントへの熱量や共通認識を持ってもらうことができたと感じています。
キックオフミーティングでは、洗い出した準備タスクを基に、集客チーム、登壇チーム、懇親会チーム、そして当日の運営チームなど、いくつかの領域に分けて担当者を決め、本格的にイベント準備がスタートしました。各チームがコンセプト実現に向けて動き出します。。！
ドタバタはまだまだ続きますが、イベント成功に向けて全力で走るCCPと強力な協力メンバーの物語に、どうぞご期待ください！
次回、第6話は分けたチームの中から制作チームによる「モノづくりに奮闘した話」をお届けする予定です。お客様に喜んでいただき、記憶に残していただけるようなノベルティを目指して、奮闘します！
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