【アドエビスのうらが「わ」】アドエビス20周年イベントの実現まで～第3話 イベント企画会社を探した話～
アドエビスを裏で支えているイルグルム社員の様子をお届けし、アドエビスをもっと身近に感じてもらいたいという思いから始まった特別企画、アドエビスのうらが「わ」です！
第二回目にして、シリーズものを始めてみることにしました。「アドエビス20周年イベントの実現まで」と題して、7月に開催を企画しているアドエビス20周年イベントの準備から実現までを皆様にお届けしたいと思います。
イルグルム社員の活動を知っていただくとともに、「自社でイベント企画を任されたけど何から始めればいいんだ！」とお悩みの方にも参考になると嬉しいです。
第3話：イベント企画会社を探した話
こんにちは、カスタマーコミュニケーション企画室、通称CCP（シーシーピー）の檜本（ひのきもと）です！塚原からバトンタッチし、今回は私がお届けします！
さて前回の第2話では、アドエビス20周年イベントの旗振り役として、右も左もわからないながらも第一歩を踏み出した話をお届けしました。
▶第2話「何からやればいいか調べた話」はこちら
イベント開催に向けて必要となる概算予算を算出するため、まずは情報収集に力を入れることにしたのですが、手前味噌ながら参考になったかなと思ったのが、わたくし檜本の過去のイベント経験でした。
そんな私の経験談や、過去にオフラインイベントを企画したことのあるマーケティング部からのアドバイスも参考に、我々CCPというほぼ初心者集団だけで進めるのではなく、ここはプロにお願いしよう！ということで、イベント企画会社に外注することを決めたのでした。
「ステップ1：イベント企画会社を探して色々聞いてみる」がいよいよスタートです！
とはいっても、星の数ほどある「イベント企画会社」の中で、どこに声をかければいいのか、正直検討もつきません。再び「右も左もわからない」状態に片足を突っ込みかけたその時 、ふと思い出したんです。「そうだ、こういう時は、まず人脈だ！」と。
CCPは普段からお客様とのコミュニケーションを大切にし、“顧客とのつながり”を育てることに取り組んでいます 。まさにその「つながり」が、こんなところで役立つとは…！普段からお世話になっている方々や、過去に一緒に仕事をした同僚など、「イベント企画に詳しそうな人」の顔を頭の中でリストアップし、早速連絡を取ってみることにしました。
突然すみません！実はアドエビスの20周年イベントを企画することになりまして、イベント企画会社を探しているのですが、もしおすすめの会社があれば教えていただけませんか？
藁にもすがる思いで送ったメッセージですが、有難いことに驚くほど親身になって相談に乗ってくださり、有益な情報を次々といただくことができました。
特に、
- 「あの時のイベント、本当に成功したよね！」とマーケチーム太鼓判の過去に当社でお世話になった会社
- 信頼できる知り合いが、「ここなら間違いないよ！」と絶賛していた会社
- 前職の同僚が、「展示会やセミナーでいつもお願いしていて、痒い所に手が届くんだよね」とよく利用していた会社
という、まさに「餅は餅屋」ならぬ「イベントはイベント企画会社」を知り尽くした方々から、厳選された3企業をご紹介いただくことができたのです。私の人脈、まだまだ捨てたもんじゃない！（と、心の中で小さくガッツポーズしました。いえ、すみません、調子に乗りました。皆様の優しさのおかげです…）
ご紹介いただいた3社には、早速今回のイベントの概要をお伝えし、打ち合わせをお願いしました。アドエビスが20歳を迎えること、これまで支えてくださったお客様への感謝、そして今後の展望を共有する場にしたい、といったイベントの目的や込めたい想いを熱く語り、さらに参加者数の想定規模感（目標は200人規模！）や、7月頃の開催を検討していることなど、、、。現時点で固まっている情報を共有させていただきました。
どの会社の方も、イベント企画のプロフェッショナル。こちらの漠然としたイメージや不安要素に対しても、「それならこんな方法がありますよ」「過去にはこういう事例もあって」と、具体的なアイデアや解決策を次々と提案してくださり、ただただ圧倒されるばかりでした。
打ち合わせを通して、イベントのプロにお願いすることの心強さを改めて実感しました。そしてご紹介いただいた3社からは、イベント概要を踏まえた概算の見積もりと、私たちがまだ全く手をつけられていなかった会場候補の提案をいただくことになりました。
「ステップ2：会場を抑える」「ステップ3：概算予算を算出する」に繋がる大きな一歩です（泣）！
さて、次回第4話は「会場の下見に行った話」をお届けする予定です。3社が提示した会場はどんなものだったのか？そして、CCPはどの企画会社と二人三脚でイベント準備を進めていくことにしたのか…！？
ドタバタはまだまだ続きますが、全力で走るCCPの物語に、どうぞご期待ください！
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