【アドエビスのうらが「わ」】アドエビス20周年イベントの実現まで～第2話 右も左もわからない、何からやればいいか調べた話～
アドエビスを裏で支えているイルグルム社員の様子をお届けし、アドエビスをもっと身近に感じてもらいたいという思いから始まった特別企画、アドエビスのうらが「わ」です！
第二回目にして、シリーズものを始めてみることにしました。「アドエビス20周年イベントの実現まで」と題して、7月に開催を企画しているアドエビス20周年イベントの準備から実現までを皆様にお届けしたいと思います。
イルグルム社員の活動を知っていただくとともに、「自社でイベント企画を任されたけど何から始めればいいんだ！」とお悩みの方にも参考になると嬉しいです。
第2話：右も左もわからない、何からやればいいか調べた話
こんにちは、カスタマーコミュニケーション企画室、通称CCP（シーシーピー）の塚原です！
前回の第1話では「白羽の矢が立った話」として、執行役員の廣の一声から始まったアドエビス20周年イベントの企画について、CCPが任命されるまでの経緯をお話しました。
晴れて（？）アドエビス20周年イベントの旗振り役に任命されたCCP。
「おお〜やるぞ〜！」という勢いはあるけれど……さて、何から手をつければ？
冷静に考えれば、我々CCPの得意分野は、既存のお客様との日々のコミュニケーション。N支援と称して、ユーザー会を開催したり、コミュニティを盛り上げたり、プロダクトの声を吸い上げたり。
頭を抱える中、ボスの廣からは取り急ぎ以下のお達しが。
修正予算出さないといけないので、イベント開催にいくら必要か教えて！
というわけで、第一歩はとにかく情報収集をすることにしました。過去の社内イベント資料を漁ってみたり、先人に聞いたり。。
そんな中とても助かったのが、CCPのメンバーである檜本の過去の経験です！
檜本は過去に何度か社内外のイベント運営に携わった経験があり、そんな経験者の話は、右も左もわからない私たちにとって、非常に貴重な情報源となります。
檜本の話を聞く中で、イベントの規模感や目的によって、準備の進め方が大きく異なることを改めて認識しました。会場の手配、コンテンツの企画、集客方法、当日の運営などなど。。。。。
色々と話を聞くうちに、
- CCPほぼ全員が「200人規模の周年イベント」初体験
- 開催まで半年程度なので、急ぎ会場抑えないとまずいのでは？という不安
ということもふまえ、このままほぼ初心者集団だけで手探りで進めるよりも、「イベント企画会社に頼んだほうがいいんじゃ、、、、」という考えに至りました。過去何度かオフラインイベントを企画・実行したマーケティング部にも念の為意見を求めたところ
数百名規模のオフラインイベントなら、外注入れたほうがよいかなという感覚です。過去も外注お願いしていましたよ～！
ということで、足元は以下を進行するのがよさそうということが見えてきました。
- ステップ1：イベント企画会社を探して色々聞いてみる
- ステップ2：会場を抑える
- ステップ3：概算予算を算出する
外注費と会場があらかた見えれば、企画概要（イメージ）から概算予算が出せそう！ということで、まだまだ全体像は見えていないものの、とりあえず歩き出せそう。。。。（ホッ）
ちなみに企画概要は、すでにマネージャー陣からいくつか案が上がっていたと共に、もう1人のCCPメンバー「チャットGPT」があらかた作ってくれていました。
もう彼（彼女？）無しの仕事は考えられないと言えるほど、必要不可欠な存在になっています。（GPTなど生成AIの活用についても今後織り込んでいきたいと思います）
次回は「イベント企画会社を探した話」を予定しています。
「私の人脈を活かすときがきたぜ、、、、、」な第三話、お楽しみに！
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